چالش 40 روز یادگیری محتوا نویسی وارد مرحلهای جذاب و کاربردی شده و امروز به یکی از مهارتهای حیاتی دنیای دیجیتال میپردازیم: ایمیل نویسی!
آیا میخواهید ایمیلهایی بنویسید که نه تنها خوانده شوند، بلکه واکنشهای قابل توجهی از طرف مخاطبان شما به همراه داشته باشند؟ در این مقاله، قرار است شما را با هنر ایمیل نویسی آشنا کنیم و تمام نکات و تکنیکهایی را که برای نوشتن ایمیلهای تاثیرگذار نیاز دارید، به شما آموزش دهیم.
از اصول اولیه نوشتن ایمیلهای حرفهای گرفته تا تکنیکهای پیشرفتهای که میتوانند ایمیل شما را از دیگر ایمیلها متمایز کنند، ما همه چیز را پوشش خواهیم داد. اگر به دنبال این هستید که ایمیلهایی بنویسید که باعث اقدام مخاطب شود و در دنیای آنلاین بدرخشید، این مقاله برای شماست.
پس با ما همراه باشید تا از 0 تا 100 ایمیل نویسی را بیاموزید و به یکی از مهارتهای ضروری برای موفقیت در دنیای دیجیتال تسلط پیدا کنید!
نوشتن یک ایمیل خوب نیاز به رعایت اصولی دارد که باعث میشود پیام شما واضح، تاثیرگذار و حرفهای باشد. در ادامه به مراحل و نکات کلیدی برای نوشتن یک ایمیل موثر میپردازم:
چطور ایمیل بنویسیم ؟
1. انتخاب موضوع مناسب
-
عنوان ایمیل باید مختصر و گویا باشد و دقیقا نشان دهد که محتوای ایمیل چیست.
-
برای جلب توجه، عنوان باید جذاب باشد، اما در عین حال دقیق و مرتبط با محتوا باشد.
مثال:
-
خوب: “پیشنهاد همکاری برای پروژه جدید”
-
بد: “پیشنهاد شگفتانگیز”
2. شروع با سلام و معرفی خود
-
اگر ایمیل شما به فردی ناشناس است، شروع ایمیل باید شامل معرفی خودتان باشد.
-
همیشه شروع ایمیل با یک سلام محترمانه و رسمی (اگر مناسبت دارد) ضروری است.
مثال:
-
“سلام [نام گیرنده]،”
-
“سلام، امیدوارم حال شما خوب باشد.”
3. هدف ایمیل را مشخص کنید
-
در ابتدای ایمیل، باید بلافاصله به موضوع و هدف اصلی پیامتان اشاره کنید.
-
این کار کمک میکند که گیرنده سریعاً متوجه شود که ایمیل در مورد چه چیزی است.
مثال:
-
“من میخواستم در مورد امکان همکاری در پروژههای آینده با شما صحبت کنم.”
-
“هدف من از ارسال این ایمیل، درخواست اطلاعات بیشتر درباره خدمات شماست.”
4. توضیح جزئیات و اطلاعات مورد نیاز
-
بعد از معرفی کوتاه، حالا باید موضوع را با جزئیات بیشتر توضیح دهید.
-
اگر نیاز به ارسال اطلاعات یا مدارک دارید، حتماً به آنها اشاره کنید.
مثال:
-
“پیوست این ایمیل، طرح اولیه پروژه را ارسال کردهام. خوشحال میشوم اگر فرصت کنید و نظرات خود را در این زمینه با من به اشتراک بگذارید.”
5. نتیجهگیری و درخواست اقدام
-
در پایان ایمیل، شما باید از خواننده بخواهید که کاری انجام دهد. این میتواند شامل درخواست برای جلسه، پاسخ به سوالات یا انجام اقدامی خاص باشد.
مثال:
-
“ممنون میشوم اگر بتوانید تا پایان این هفته نظر خود را ارسال کنید.”
-
“خواهش میکنم اگر فرصت دارید، جلسهای برای بحث در مورد جزئیات بیشتر تنظیم کنیم.”
6. امضا و اطلاعات تماس
-
در انتهای ایمیل باید با یک خداحافظی محترمانه و سپس امضای خود پایان دهید.
-
اگر ایمیل شما رسمی است، حتماً اطلاعات تماس را نیز ذکر کنید.
مثال:
-
“با احترام، [نام شما]
-
[سمت شما]
-
[شرکت/سازمان شما]
-
[شماره تماس یا ایمیل برای پیگیری]”
مقاله پیشنهادی:ایمیل مارکتینگ چیست؟
نکات مهم برای نوشتن ایمیل حرفهای و موثر
-
انتخاب موضوع مناسب (Subject)
عنوان ایمیل شما اولین چیزهایی است که گیرنده میبیند و معمولاً تصمیم میگیرد که آیا ایمیل را باز کند یا نه. به همین دلیل باید عنوان ایمیل شما دقیق، مختصر و جذاب باشد. انتخاب موضوعی که به نگرانیها و نیازهای مخاطب توجه کند، میتواند شانس باز شدن ایمیل شما را افزایش دهد.نمونههای عنوان خوب برای ایمیلها:
-
تاریخ جلسه تغییر کرده است
-
سوالی سریع درباره ارائه شما
-
پیشنهادات برای پروپوزال
-
-
استفاده از آدرس ایمیل حرفهای
آدرس ایمیل شما باید حرفهای باشد. اگر برای یک شرکت یا سازمان کار میکنید، حتماً از ایمیل رسمی همان شرکت استفاده کنید. حتی اگر از ایمیل شخصی خود استفاده میکنید، حتماً آن را به گونهای انتخاب کنید که نام شما در آن نمایان باشد. از آدرسهای غیررسمی و غیرحرفهای خودداری کنید. -
تنظیم امضا (Signature) حرفهای
بخش امضا یا مشخصه ایمیل باید شامل اطلاعات اساسی شما باشد:-
نام کامل
-
سمت شغلی
-
نام شرکت یا سازمان
-
اطلاعات تماس مانند شماره تلفن
از اضافه کردن جملات غیرضروری یا تبلیغاتی در امضا خودداری کنید. همینطور از همان فونت و رنگ متن ایمیل برای امضا استفاده کنید.
-
-
شروع ایمیل به طور حرفهای
از اصطلاحات غیررسمی مانند “چطورین” یا “سلام بچهها” پرهیز کنید. همیشه از سلامهای رسمی و متناسب با موقعیت استفاده کنید. مثلاً به جای “سلام علی”، از “سلام علیرضا” استفاده کنید، مگر اینکه به صراحت بدانید طرف مقابل نام کوتاهتر را ترجیح میدهد. -
استفاده بهجا از علامت تعجب
علامت تعجب باید تنها زمانی استفاده شود که واقعاً نیاز به ایجاد هیجان یا تاکید وجود داشته باشد. از استفاده افراطی آن پرهیز کنید، زیرا ممکن است بیش از حد عاطفی یا غیرمؤثر به نظر برسد. -
دقت در تفاوتهای فرهنگی هنگام نوشتن ایمیل
در هنگام نوشتن ایمیل به فرهنگهای مختلف توجه کنید. در برخی کشورها مانند ژاپن و ایران، ممکن است شما نیاز داشته باشید ابتدا به صورت شخصیتری وارد مکاتبه شوید، در حالی که در کشورهایی با فرهنگهای جدیدتر مانند آمریکا، بهتر است سریعاً به اصل موضوع برسید. -
پاسخ به ایمیلها و احترام به آداب مکاتبات
حتی اگر مطمئن نیستید که ایمیل به شما اختصاصی ارسال شده، بهتر است به آن پاسخ دهید. این کار نشانهای از آگاهی شما از آداب مکاتبات ایمیلی است. -
ویرایش و اصلاح ایمیل پیش از ارسال
اشتباهات تایپی و دستوری میتوانند تاثیر منفی بر روی اعتبار شما داشته باشند. پیش از ارسال ایمیل، حتماً آن را با دقت مرور کنید. حتی بهتر است چند بار آن را با صدای بلند بخوانید تا از صحت جملات اطمینان حاصل کنید. -
دقت در انتخاب گیرنده ایمیل
قبل از ارسال ایمیل، حتماً گیرنده را به دقت انتخاب کنید. اشتباه در انتخاب گیرنده ممکن است باعث شرمآور شدن موقعیت شود. -
استفاده از فونتهای ساده و قابل خواندن
برای ایمیلهای کاری، از فونتهای ساده و کلاسیک مانند Arial، Calibri یا Times New Roman استفاده کنید. اندازه فونت باید بین 10 تا 12 باشد و رنگ فونت نیز بهتر است مشکی باشد. -
توجه به لحن ایمیل
لحن ایمیل باید متناسب با مخاطب و موضوع باشد. از استفاده از واژههای منفی یا غیرمناسب پرهیز کنید. همواره از کلمات مودبانه مانند “لطفاً” و “از شما سپاسگزارم” استفاده کنید. -
توجه به تایپ صحیح ایمیل
ایمیل شما باید به درستی تایپ شود و از اشتباهات رایج مانند اضافه کردن www یا اشتباه در آدرس ایمیل پرهیز کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که آدرس ایمیل شما به درستی وارد شده است. -
لحن محترمانه و حرفهای در تمامی مکاتبات
لحن ایمیل شما باید بازتابی از شخصیت حرفهای شما باشد. از استفاده از اصطلاحات غیررسمی یا غیرحرفهای خودداری کنید، مگر اینکه رابطه صمیمی با فرد گیرنده داشته باشید. -
ویرایش مجدد پیش از ارسال
پیش از ارسال هر ایمیل، حتماً آن را ویرایش کنید. این کار به شما کمک میکند تا اشتباهات املایی و دستوری را اصلاح کنید و ایمیل شما حرفهایتر به نظر برسد. -
ایمیل شما نمایانگر حرفهای بودن شماست
به یاد داشته باشید که ایمیل شما نه تنها یک روش ارتباطی است، بلکه نمایانگر حرفهای بودن شما نیز میباشد. بنابراین هر ایمیل باید با دقت و احترام نوشته شود و توجه به جزئیات آن باعث ایجاد اعتبار میشود.
با رعایت این نکات، میتوانید ایمیلهایی بنویسید که تاثیرگذار، حرفهای و مناسب هر موقعیت باشند.
تمرین برای ایمیل نویسی
تمرین 1: نوشتن ایمیل برای تعیین جلسه
هدف: تعیین زمانی برای یک جلسه کاری با یک همکار یا مشتری.
سناریو: شما باید یک ایمیل به همکار یا مشتری ارسال کنید و از او برای یک جلسه کاری در هفته آینده دعوت کنید.
الزامات:
-
ایمیل باید به طور واضح زمان و مکان جلسه را ذکر کند.
-
باید لحن حرفهای و مودبانه داشته باشد.
-
استفاده از فرمت صحیح در موضوع و امضا ضروری است.
ایمیل پیشنهادی:
موضوع: دعوت به جلسه برای بررسی پروپوزال جدید
متن ایمیل:
تمرین 2: نوشتن ایمیل پاسخ به یک درخواست
هدف: پاسخ دادن به یک ایمیل از طرف مشتری یا همکار که درخواست اطلاعات یا اسناد خاصی کرده است.
سناریو: شما یک ایمیل از همکار یا مشتری دریافت کردهاید که درخواست گزارشی را کرده است و شما باید آن را ارسال کنید.
الزامات:
-
باید ایمیل شما کاملاً محترمانه و به موقع باشد.
-
باید تمام اطلاعات یا اسناد مورد نیاز را پیوست کنید.
-
متن ایمیل باید مختصر و دقیق باشد.
ایمیل پیشنهادی:
موضوع: ارسال گزارش درخواست شده
متن ایمیل:
تمرین 3: نوشتن ایمیل برای پیگیری درخواست
هدف: پیگیری ایمیلی که پیشتر ارسال کردهاید و منتظر پاسخ آن هستید.
سناریو: شما ایمیلی برای یک همکار یا مشتری ارسال کردهاید و هنوز پاسخی دریافت نکردهاید. حالا باید یک ایمیل پیگیری ارسال کنید.
الزامات:
-
ایمیل باید مودبانه و محترمانه باشد.
-
باید تاکید کنید که پیگیر پاسخ هستید، بدون اینکه از لحن احساسی استفاده کنید.
-
باید در صورت نیاز، تاریخ ایمیل قبلی را ذکر کنید.
ایمیل پیشنهادی:
موضوع: پیگیری درخواست قبلی
متن ایمیل:
تمرین 4: نوشتن ایمیل رسمی برای درخواست مرخصی
هدف: درخواست مرخصی از مدیر خود.
سناریو: شما نیاز به یک روز مرخصی برای یک دلیل شخصی دارید و باید یک ایمیل رسمی به مدیر خود ارسال کنید.
الزامات:
-
ایمیل باید رسمی و مودبانه باشد.
-
باید دلیل مرخصی را به صورت مختصر و محترمانه ذکر کنید.
-
باید تاریخ دقیق مرخصی درخواست شده را بیان کنید.
ایمیل پیشنهادی:
موضوع: درخواست مرخصی برای [تاریخ]
متن ایمیل:
تمرین 5: نوشتن ایمیل برای رد یک پیشنهاد یا درخواست
هدف: رد مودبانه یک پیشنهاد یا درخواست.
سناریو: شما باید یک درخواست یا پیشنهاد از یک همکار یا مشتری را رد کنید، اما باید این کار را با لحنی محترمانه و حرفهای انجام دهید.
الزامات:
-
ایمیل باید مودبانه و احترامآمیز باشد.
-
باید دلیل رد درخواست به صورت حرفهای بیان شود.
-
باید برای ادامه همکاری یا ارائه گزینههای دیگر، آمادگی خود را نشان دهید.
ایمیل پیشنهادی:
موضوع: پاسخ به پیشنهاد شما
متن ایمیل:
تمرینات فوق میتوانند به شما کمک کنند تا مهارتهای ایمیل نویسی خود را تقویت کرده و در موقعیتهای مختلف، ایمیلهای حرفهای و موثر بنویسید.
واقعا فکر نمی کردم ایمیل نویسی انقدر نکته داشته باشه. ممنون از مقاله های خوبتون 🙂