آموزش 0 تا 100 ایمیل نویسی (جلسه 26)

آموزش 0 تا 100 ایمیل نویسی (جلسه 26)

آنچه در این مقاله میخوانید

با سلام خدمت شما همراهان گرامی. در این جلسه قصد دارم در مورد ایمیل نویسی اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهم. اگر می خواهید با اصول اولیه و درست ایمیل نویسی آشنا شوید تا پایان این جلسه با من همراه باشید.

 

یادآوری: من چالش 40 روز محتوانویسی راه انداختم تا به تمام کسانی که دوست دارند محتوانویس شوند در این زمینه کمک کنم و نکات کلیدی را به آنها آموزش دهم. پس از این آموزش, افراد می توانند به صورت حرفه ای در این زمینه فعالیت کنند و به درآمد برسند. اگر سایر جلسات را مطالعه نکرده اید, می توانید از طریق آموزش رایگان محتوانویسی به آنها دسترسی داشته باشید.

 

روش های ایمیل نویسی

روش های ایمیل نویسی
روش‌های ایمیل نویسی

1. برای بخش مربوط به موضوع (Subject), عنوان یا موضوع اصلی را بنویسید

نمونه هایی از یک موضوع خوب برای ایمیل نویسی عبارتند از؛

  • تاریخ جلسه تغییر داده شده است
  • سوال سریع درباره ارائه شما
  • پیشنهادات برای پروپوزال

اغلب مردم با توجه به موضوع ایمیل تصمیم می‌گیرند که یک ایمیل را باز کنند یا خیر.

پس باید برای ایمیل نویسی موضوعی را انتخاب کنید که به خواننده القا کند شما در این ایمیل به نگرانی ها و مسائل مربوط به کسب و کار او توجه کرده‌اید.

2. یک آدرس ایمیل درست, حرفه ای بودن شما را نشان می دهد

اگر برای یک شرکت یا سازمان کار می کنید، باید از آدرس ایمیل همان شرکت یا سازمان استفاده کنید. اما اگر از یک حساب ایمیل شخصی استفاده می کنید (حتی اگر برای خودتان مشغول به کار هستید یا فقط گاهی از آن ایمیل برای مکاتبات مربوط به کار استفاده می‌کنید) باز هم حتما هنگام انتخاب آدرس ایمیل دقت کنید.

یعنی باید از ایمیلی استفاده کنید که در برگیرنده نام شما باشد. به این ترتیب گیرنده ایمیل از این که چه شخصی آن ایمیل را ارسال کرده است آگاه می شود و به آن اعتماد می کند.

هرگز از آدرس ایمیل هایی که آن‌ها را با توجه به نام ها و القاب عامیانه خود ساخته‌اید استفاده نکنید. این قبیل ایمیل‌ها برای استفاده در محل کار مناسب نیستند.

آدرس ایمیل همیشه باید رسمی باشد. در حقیقت برای انتخاب آدرس ایمیل اصلا مهم نیست که چه چیزی را خیلی دوست دارید. مخاطب باید بتواند با نگاه کردن به آدرس ایمیل به شما اعتماد کند و نگاهی به ایمیل بیندازد.

3. نکاتی برای بخش امضا (Signature) یا مشخصه‌ی ایمیل نویسی

سعی کنید تا با پر کردن بخش امضا یا مشخصه‌ی ایمیل برخی از اطلاعات لازم را در اختیار گیرنده ایمیل‌هایتان بگذارید.

این اطلاعات می‌توانند شامل؛

 

  • نام کامل شما
  • سمت شغلی شما
  • نام محلی که در آن کار می‌کنید
  • اطلاعات تماس از جمله شماره تلفن شما
  • همچنین می توانید یک تبلیغ کوچک نیز اضافه کنید

 

اما با سخنان اضافه و استفاده از آثار و جملات ادبی و … (بیشتر از اطلاعاتی که در بالا ذکر شد) استفاده نکنید. در بخش Signature همان فونت (مدل قلم)، اندازه تایپ و رنگی که در متن ایمیل استفاه کرده‌اید به کار ببرید.

 

4. یک شروع حرفه ای داشته باشید

 

از اصطلاحات عامیانه گفتاری مانند “سلام بچه ها”، “چطوری” یا ” سلام به همه ” استفاده نکنید. ماهیت خودمانی نوشته های شما نباید بر روی بخش شروع ایمیل شما تاثیر بگذارد.

مثلا عبارت “چطوری” کاملا غیر رسمی است و معمولا نباید در محل کار استفاده شود. به جای این نوع صحبت یا نوشته از کلماتی همچون “سلام” و یا “درود” استفاده کنید.

علاوه بر این نام طرف مقابل خود را کوتاه ننویسید. مثلا به جای این که بنویسید سلام علی، بنوسید سلام علیرضا. مگر اینکه از قبل اطلاع داشته باشید که او ترجیح می‌دهد که فقط به نام علی صدا زده شود.

5. استفاده به جا و درست از علامت تعجب

اگر برای نوشته هایتان استفاده از علامت تعجب را دوست دارید، تنها برای تحریک هیجان از آن استفاده کنید. گاهی اوقات افراد هنگام استفاده از علامت تعجب افراط می کنند و در آخر عبارت خود تعداد زیادی علامت تعجب می‌گذارند.

خب این کار می‌تواند بیش از حد عاطفی و غیر معقول به نظر برسد. علائم نگارشی باید به تعداد مناسب و در جای درست استفاده شوند.

طنزنویسی یک شمشیر دولبه است

طنزنویسی

 

خیلی اوقات بدون دیدن حالت صورت و یا لحن صدای شخص، حالت طنز گفته‌ی او می‌تواند جدی تصور شود. در یک صحبت حرفه ای، بهتر است که حتی استفاده از شوخی و طنز را کنار بگذارید. مگر این‌ که کاملا با اخلاق شخص دریافت کننده ایمیل آشنایی داشته باشید.

گاهی ممکن است چیزی که در نظر شما خنده دار است، برای طرف مقابل اصلا خنده‌دار نباشد و یا گاهی ممکن است چیزی فقط هنگام گفت‌وگو خنده دار به نظر برسد و در نوشته آن‌چنان هم خنده‌دار نباشد.

پس بهتر است برای نتیجه‌ی بهتر از شوخی و طنز در متن ایمیلتان استفاده نکنید.

 

مقاله پیشنهادی:نکات کلیدی برای نگارش ایمیل مارکتینگ

 

6. روش های متفاوت برای فرهنگ های مختلف

چون در هنگام ایمیل زدن نمی توانید زبان بدن یکدیگر را ببینید و به دلیل تفاوت های فرهنگی ویژه ای که در شکل نوشتاری افراد مختلف وجود دارد، ممکن است عدم وجود ارتباط متقابل مابین طرفین پیش بیاید.

متن پیامتان را با توجه به پس زمینه گیرنده و یا این که چه‌ قدر او را خوب می‌شناسید، تنظیم کنید.

یک قانون بسیار خوب که لازم است تا آن را به خاطر داشته باشید این است که؛

  • کشورهایی با زمینه فرهنگی قدیمی‌تر ( مانند ژاپنی ها، ایرانی‌ها و یا چینی ها) می خواهند قبل از انجام هر نوع تجارتی, شما را بیشتر بشناسند. بنابراین این امکان برای شما وجود خواهد داشت که بتوانید هنگام مکاتبه با همکاران کاری خود از کشورهای دیگر، کمی سبک نوشته هایتان را شخصی تر کنید.
  • اما در مقابل مردمی که از کشورهایی با زمینه فرهنگی جدیدتری هستند ( مانند کشورهایی همچون آلمان، آمریکا یا کشور‌های اسکاندیناوی) ترجیح می دهند تا هنگام خواندن ایمیل، سریعا به موضوع اصلی برسند.

پاسخ دادن به ایمیل ها

به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید حتی اگر مطمئن هستید آن ایمیل به صورت اختصاصی فقط برای شما ارسال نشده است.

پاسخ دادن به همه پیام‌های ایمیلی که برای شما ارسال شده است, قطعا امری دشوار و زمان بر خواهد بود, اما باید تلاش خود را بکنید.

پاسخ دادن ایمیل ها در این موارد امری ضروری نیست، اما این کار نشان دهنده آگاهی شما از آداب و رسوم مکاتبات ایمیلی می‌باشد. خصوصا اگر فرستنده آن ایمیل در همان شرکت یا صنعتی که شما کار می‌کنید، مشغول به کار باشد.

7. اصلاح و ادیت متن هر ایمیل را فراموش نکنید

گیرنده ایمیل متوجه اشتباهات موجود در ایمیلتان خواهد شد و با توجه به شخص دریافت کننده، حتی ممکن است که او به خاطر این اشتباهات، شما را مورد قضاوت قرار دهد.

برای ویرایش متن ایمیل ها به سیستمی هایی که املای کلمات را به طور اتوماتیک چک و پیش‌بینی و تصحیح می‌کنند اطمینان نکنید. ترجیحا قبل از ارسال، متن ایمیل را خودتان یک دور بازبینی کنید.

حتی چند بار  آن را با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که کلمات و جملات را صحیح نوشته اید تا باعث سو تفاهم بین شما و گیرنده ایمیل نشود.

8. آدرس شخص گیرنده را در انتهای کار وارد کنید

قطعا دوست ندارید که به صورت تصادفی ایمیلتان را قبل از تکمیل نوشتن و تأیید نهایی متن ارسال کنید, حتی زمانی که به یک پیام پاسخ می دهید.

پس برای احتیاط بهتر است تا آدرس گیرنده را پاک کنید و تنها زمانی که مطمئن هستید پیام آماده ارسال است، آن را وارد نمایید.

9. حتما چک کنید که نام گیرنده را  صحیح انتخاب کرده باشید

هنگامی که مشغول تایپ کردن یک ایمیل از دفترچه آدرس ایمیلتان در خط نام گیرنده (خطی با عنوان TO) هستید، حتما دقت کنید که به اشتباه اسمی را انتخاب نکنید. این امر می تواند برای شما و یا کسی که به اشتباه ایمیل را دریافت می کند، شرم آور باشد.

10. استفاده از فونت های ساده در ایمیل نویسی

 

فونت های ساده
فونت های ساده

 

استفاده از فونت‌های خنده‌دار و رنگی و انواع فونت های دیگر زمان و مکان مناسب خود را دارد. سعی کنید برای مکاتبات تجاری، فونت ها، رنگ ها و اندازه های خود را کلاسیک و ساده انتخاب کنید.

توصیه من به شما این است, طوری بنویسید و فونت ها را انتخاب کنید که خواندن ایمیلتان برای دیگران راحت و ساده باشد.

پس یک فونت که خواندن آن راحت است, مانند فونت‌های Arial، Calibri، یا Times New Roman انتخاب نمایید. سایز آن را بین 10 تا 12 تعیین کنید و برای رنگ‌ها هم، مناسب ترین انتخاب رنگ مشکی در پس زمینه سفید است.

 

مقاله پیشنهادی:ایمیل مارکتینگ چیست؟

 

11. به لحن ایمیلتان دقت کنید

لحن صحبت یک نوشته، بدون دیدن شخص گوینده و شنیدن صدای او ممکن است به اشتباه تفسیر شود. به این ترتیب ممکن است که منظور شما رک و رو راست صحبت کردن بوده باشد اما از دید مخاطب این لحن به معنای عصانیت و بی‌ادبی برداشت شود.

برای جلوگیری از این سوتفاهم ها، قبل از این که ایمیلتان را ارسال نمایید، آن را یک دور با صدای بلند بخوانید.

اگر به نظر شما محتوای آن نامناسب بود، قطعا برای خواننده هم، نامناسب خواهد بود. برای بهترین نتایج، از کلمات منفی مانند  (“شکست”، “اشتباه” یا “غفلت”) اجتناب کنید و همیشه از کلماتی مانند “لطفا” و “از شما سپاسگزارم” و … استفاده کنید.

12. همیشه همه چیز قابل اعتماد نیست

هرگز چیزی را که ممکن است سبب لطمه زدن به شما شود و یا باعث آزار دیگران شود را در ایمیل ننویسید. هر چه باشد فرستادن یک ایمیل (ارسال دوباره یک ایمیل) کاری آسان و در بعضی مواقع خطرناک است. پس بهتر است تا به جای این که بعد‌ا متاسف شوید، این نکات را رعایت کنید.

13. به نحوه تایپ ایمیل توجه کنید

به نحوه تایپ ایمیل توجه کنید
به نحوه تایپ ایمیل توجه کنید

مهم‌ترین قسمت یک ایمیل، نحوه‌ی تایپ صحیح آن است، علاوه بر دقت در نگارش صحیح کلمات و جملات, دقت کنید که حتماً ایمیل خود را بدون www وارد کنید.

ایمیل صحیح ایمیلی است که حتما @ دارد و www ندارد. در پایان نیز به پسوندهایی مثل دات کام ( com.) ختم شود. علت اصلی عدم دریافت ایمیل بعد از عضویت ها رعایت نکردن همین نکات است.

14. لحن مؤدبانه را فراموش نکنید

بیشتر مردم فکر می‌کنند که مهم نیست متن ایمیل به اندازه‌ی نامه‌های کاری رایج، رسمی باشد. اما باید بدانید متن پیامی که می‌فرستید بازتابی حرفه ای از ارزش‌ها و توجه‌تان به جزئیات است.

بنابراین میزان معینی از تشریفات لازم است. البته به جز زمان‌هایی که با مخاطب‌ رابطه‌ای صمیمانه دارید، از کاربرد لحن غیررسمی، واژگان عامیانه، اصطلاحات تخصصی و مخفف‌های نابه‌جا اجتناب کنید.

ممکن است استفاده از صورتک‌ها و شکلک‌ها, کارتان را در انتقال پیام آسان‌تر کند اما تنها در صورتی از آنها استفاده کنید که با مخاطب‌ مورد نظر رابطه نزدیکی داشته باشید.

در پایان متن از عبارت‌هایی مانند «با احترام»، «با سپاس» و … استفاده کنید. همیشه لحن مؤدبانه داشته باشید زیرا ممکن است دریافت‌کننده‌ی ایمیل آن را چاپ کند و در اختیار دیگران بگذارد.

15. لحن‌ مناسب ایمیل نویسی را پیدا کنید

در ملاقات رو در رو از زبان بدن، بلندی صدا و حالت‌های چهره‌ی طرف مقابل برای ارزیابی احساس او کمک می‌گیریم. ولی در تهیه‌ی ایمیل چنین اطلاعاتی را در اختیار نداریم و نمی‌توانیم تشخیص بدهیم که آیا فرد برداشت درستی از پیام ما داشته است یا نه.

پس متن پیام‌ را بررسی و با خود فکر کنید که ایمیل‌تان چه «احساسی» را القا می‌کند. اگر امکان برداشت اشتباه از احساسات و خواسته‌هایتان وجود دارد، از عبارت‌ها و واژه‌های سرراست‌تر و بدون ابهام استفاده کنید.

16. ویرایش ایمیل را فراموش نکنید

ویرایش ایمیل
ویرایش ایمیل

 

در پایان و پیش از فشردن دکمه «ارسال»، ایمیل‌تان را مرور و اشتباهات املایی، دستوری یا نگارشی آن را اصلاح کنید. ایمیل هم مانند لباس و ظاهرتان، نشانه‌ای از میزان حرفه‌ای بودن شماست. پس اشتباهات تایپی در آن هیچ صورت خوشی ندارد.

به طول متن و میزان محتوای آن توجه کنید. افراد ایمیل‌های کوتاه را به ایمیل‌های بلند ترجیح می‌دهند. بنابراین مطمئن شوید که ایمیل‌تان را تا جایی که ممکن است و بدون حذف اطلاعات ضروری خلاصه کرده‌اید.

 

نکاتی که در این جلسه گفتیم را در ایمیل نویسی رعایت کنید و حاصل کار و تجربه‌ی خود را با ما در میان بگذارید. ما نظرات و پیشنهادهای شما را می خوانیم و در اولین فرصت به آنها پاسخ خواهیم داد.

4.7/5 - (3 امتیاز)
  • برچسب ها:

1 نظر

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.